# Gestionar las solicitudes de mantenimiento de tus inquilinos sin perder ninguna

> Recibe reportes por WhatsApp o formulario, clasifícalos con IA, asigna al técnico y mantén informado al inquilino hasta que se resuelva.

Fuente: https://quieroautomatizar.com/procesos/gestionar-solicitudes-de-mantenimiento-de-inquilinos/ · Publicado por Quiero Automatizar (quieroautomatizar.com), que ayuda a empresas a automatizar procesos con IA.

- Área: Operaciones
- Sectores: Inmobiliarias, Servicios a domicilio
- Implementación: 3 a 5 días · Complejidad: Intermedia

## El problema
Los inquilinos reportan por WhatsApp, llamadas o mensajes sueltos. Las solicitudes se pierden, el técnico no tiene los datos y el inquilino pregunta una y otra vez cuándo vendrán. El resultado es frustración y, a veces, un inquilino que no renueva.

**Impacto:** Con 60 unidades y 25 solicitudes al mes de 12 minutos de coordinación cada una, son 5 horas mensuales de gestión manual. Perder un solo inquilino por mal servicio cuesta más de 1.400 USD en vacancia.

## Dónde entra la IA
Un agente de IA conversacional recibe el reporte por WhatsApp, pide los datos que faltan, clasifica la urgencia y crea la solicitud.

## Que el inquilino sepa qué está pasando

Casi nadie se queja de que algo se rompa, pero sí de no saber cuándo se arreglará. Un sistema que recibe, asigna y avisa convierte un problema en una experiencia ordenada, y los inquilinos satisfechos renuevan.

**Para quién es:** administradores de propiedades, condominios, inmobiliarias con rentas y empresas de mantenimiento.

## Lo que se conecta
- Bandeja de conversaciones
- Formularios
- CRM
- Embudo de ventas
- WhatsApp Business
- Agente de IA conversacional

## Paso a paso
### 1. Abre un canal único de reportes
Un número de WhatsApp Business y un formulario web con unidad, descripción y foto. Los mensajes entran a la bandeja de conversaciones y se asocian al inquilino por su teléfono.

### 2. Deja que la IA recoja los datos (IA)
El agente pregunta qué pasó, dónde, desde cuándo y pide una foto. Clasifica el tipo, por ejemplo plomería, electricidad o cerradura, y marca como urgente cualquier mención de fuga grande, falta de gas o riesgo eléctrico.

### 3. Crea la solicitud y asígnala
*Conecta:* Bandeja de conversaciones ⇄ Embudo de mantenimiento
Se crea una oportunidad en un embudo con etapas «Recibida», «Asignada», «En proceso» y «Resuelta». Según el tipo, se asigna al técnico o proveedor y recibe por WhatsApp los datos de la unidad y la foto.

### 4. Informa al inquilino en cada cambio
Al asignar, recibe «Ya está en manos de un técnico y te contactará hoy». Al agendar la visita, la fecha y la hora, y al cerrar, un mensaje de confirmación. Así no tiene que preguntar.

### 5. Escala lo que se atora
*Cuándo:* Si pasan 24 h sin avance
Las solicitudes estancadas generan una tarea para el administrador y un aviso al técnico. Los casos urgentes llegan de inmediato por mensaje al responsable.

### 6. Cierra y registra el costo
El técnico confirma la finalización, el inquilino responde si quedó resuelto y se pregunta su satisfacción. Cada solicitud guarda historial y costo, útil para decidir reparaciones y hablar con el propietario.

## Resultado
Todo reporte entra a un solo lugar con foto, unidad y urgencia. Se asigna al técnico, el inquilino recibe cada cambio de estado y tú ves lo pendiente de un vistazo.

**Cómo medirlo:**
- Tiempo desde el reporte hasta la asignación
- Tiempo medio de resolución
- Solicitudes sin cerrar a más de 7 días
- Satisfacción del inquilino

## Preguntas frecuentes
**¿La IA decide si algo es una emergencia?**
Solo aplica las reglas que tú definas, como palabras clave de riesgo, y avisa a una persona de inmediato. La decisión de actuar es siempre tuya o de tu administrador.

**¿Puedo avisar al propietario?**
Sí. Se puede enviar un resumen al propietario cuando se abre una solicitud, o cuando el costo supera un monto que definas, para pedir su autorización.

**¿Los técnicos necesitan una aplicación?**
No. Reciben la asignación por WhatsApp o SMS y confirman por el mismo canal. También pueden usar el acceso de usuario si lo prefieres.

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