Las solicitudes de eventos y catering llegan por varios canales y se contestan cuando hay tiempo. La cotización tarda días, nadie da seguimiento y el cliente contrata a quien respondió primero.
Lo que cuesta hoy: Un evento de catering de 1.500 USD deja unos 450 USD de margen. Perder 3 al mes por responder tarde son 1.350 USD de margen mensual, más de 16.000 USD al año.
La IA responde de inmediato dudas sobre capacidad, menús y zonas de entrega, y pide los datos que faltan antes de pasar la solicitud al encargado de eventos.
La primera cotización clara suele ganar
En eventos, el cliente compara pocas opciones y decide rápido. Quien envía una propuesta ordenada el mismo día, y da seguimiento sin presionar, gana más eventos que quien ofrece el mejor precio pero tarda una semana.
Lo que se conecta
- Formularios
- CRM con embudo de ventas
- Presupuestos y facturas con enlace de pago
- WhatsApp Business y email
- Agente de IA conversacional
Paso a paso
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Paso 1: Crea un formulario de solicitud de evento
Formulario de eventosCRM
Pide tipo de evento, fecha, número de invitados, lugar, presupuesto aproximado y si necesitan servicio completo o solo entrega. Cada envío crea una oportunidad en el embudo.
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Paso 2: Responde en minutos y completa los datos
El agente de IA confirma la recepción, responde dudas frecuentes y pregunta lo que falta, como restricciones alimentarias o montaje. El encargado ve el resumen ya ordenado.
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Paso 3: Envía la cotización
Con plantillas de presupuesto por tipo de evento, el encargado ajusta cantidades y la envía por email o WhatsApp con un enlace para aceptarla en línea.
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Paso 4: Da seguimiento hasta la decisión
Si no hay respuesta, salen mensajes amables que preguntan si necesita ajustar menú o presupuesto. Cuando responde, el seguimiento se detiene solo.
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Paso 5: Cobra el anticipo y bloquea la fecha
Al aceptar, el presupuesto se convierte en factura y el cliente paga el anticipo con un enlace de pago. La fecha se bloquea en el calendario.
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Paso 6: Prepara el evento y cierra la relación
Un recordatorio confirma detalles finales y, después del evento, se pide una reseña y se ofrece la siguiente fecha.
Si cierras más cotizaciones, ¿cuánto suma al año?
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Estimación orientativa con tus datos. En el diagnóstico la ajustamos a tu caso real.
Cada solicitud llega completa, con fecha, invitados y presupuesto. La cotización sale el mismo día, hay seguimiento automático y el anticipo reserva la fecha.
Cómo medirlo
- Tiempo hasta la cotización
- Porcentaje de cotizaciones aceptadas
- Anticipos cobrados
- Ingresos por eventos al mes
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar el anticipo en línea?
Sí. El presupuesto aceptado se convierte en factura con enlace de pago, y el cobro puede ser total o por etapas.
¿Y si cada evento es distinto?
Las plantillas cubren los casos comunes y el encargado ajusta cantidades. Lo importante es salir rápido con una cotización clara.
¿Se conecta con mi sistema de inventario o producción?
Si necesitas pasar pedidos a cocina o inventario, se hace mediante integración o API, aunque no es necesario para empezar.