Los pacientes llegan 15 minutos antes a llenar papeles a mano, y recepción los captura después. Se retrasa la consulta, se pierden datos y siempre hay alguien que olvidó traer algo.
Lo que cuesta hoy: Si cada paciente consume 10 minutos de recepción y 12 pacientes al día firman papeles, son 2 horas diarias, unas 40 horas al mes, o 600 USD en tiempo de personal a 15 USD la hora.
El papeleo no debería ocurrir en la sala de espera
Cada minuto que un paciente pasa llenando formularios es un minuto de tu agenda que se retrasa. Pasar la admisión a antes de la cita no solo ahorra tiempo, también mejora la calidad de los datos, porque se llenan con calma, desde casa y con los documentos a la mano.
Para quién es: clínicas, consultorios, dentistas, centros de estética y terapia.
Lo que se conecta
- Formularios
- Documentos y contratos
- CRM de pacientes
- WhatsApp Business
- Calendario de citas online
Paso a paso
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Paso 1: Crea el formulario de admisión
Datos de contacto, motivo de consulta, alergias, medicamentos actuales y contacto de emergencia. Cada respuesta se guarda en un campo de la ficha del paciente, no en un PDF aparte. Sube archivos como credencial o seguro si hace falta.
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Paso 2: Prepara los consentimientos con firma digital
Carga tus formatos de consentimiento informado y aviso de privacidad como documentos con campos para firmar. El paciente firma desde el celular y queda una copia con fecha en su ficha. Revisa con tu asesor legal que el texto cumpla con la normativa de tu país.
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Paso 3: Envíalos al agendar la cita
Calendario de citas onlineCRM de pacientes
Apenas se crea la cita, el paciente recibe por WhatsApp o correo un enlace único para completar el formulario y firmar. Los pacientes nuevos reciben el paquete completo y los recurrentes solo una actualización.
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Paso 4: Recuerda a quien no lo completó
Si el formulario sigue pendiente, sale un recordatorio breve con el mismo enlace. Si a 2 horas de la cita aún no lo tiene, se crea una tarea para recepción, que le ofrece llenarlo en una tableta en sala.
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Paso 5: Prepara al equipo antes de que llegue
Al completarse, el contacto recibe una etiqueta «Admisión completa» y el consultorio ve en su lista del día quién está listo y quién falta. Las alertas, como alergias, se destacan en la ficha.
Si la admisión se llena antes de llegar, ¿cuánto tiempo y dinero recuperas al año?
1 Pon los números de tu negocio
3 Tu resultado
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Estimación orientativa con tus datos. En el diagnóstico la ajustamos a tu caso real.
El paciente completa todo desde su celular antes de la cita. Llega, se saluda y pasa. Los datos entran directamente a su ficha, sin captura doble.
Cómo medirlo
- Porcentaje de admisiones completas antes de la cita
- Minutos de recepción por paciente
- Retrasos al inicio de consulta
- Documentos firmados sin intervención manual
Preguntas frecuentes
¿Y los pacientes mayores que no usan el celular?
Siguen teniendo la opción de llenarlo en recepción con una tableta, o un familiar puede completarlo con el enlace. El proceso no obliga a nadie, solo quita trabajo a la mayoría.
¿Es seguro guardar datos de salud ahí?
Los datos quedan en tu CRM con acceso por usuario y permisos. Aun así, limita qué información sensible se pide, define quién puede verla y consulta la normativa de privacidad de tu país.
¿Puedo usar mi propio formato de consentimiento?
Sí. Cargas tu documento y se le añaden campos de firma y fecha. El texto legal lo defines tú.