Cada mes hay que perseguir a decenas de clientes para que envíen facturas, estados de cuenta y comprobantes antes de la fecha límite. Si no responden, el trabajo se acumula y llega el estrés de los últimos días.
Lo que cuesta hoy: Si atiendes 80 clientes y dedicas 15 minutos al mes a perseguir a cada uno, son 20 horas mensuales, y los retrasos generan multas y reclamos que dañan la relación.
Los clientes no se olvidan de ti, se olvidan de la fecha
La mayoría de los retrasos en un despacho contable no vienen de mala voluntad, sino de que el cliente no sabe qué necesitas ni cuándo. Un aviso claro, con la lista y el enlace, resuelve casi todo.
Los recordatorios no sustituyen tu asesoría: liberan las horas que hoy gastas en perseguir para dedicarlas a revisar y planear.
Lo que se conecta
- CRM con campos personalizados y etiquetas
- Formularios con carga de archivos
- Email, SMS y WhatsApp Business
Paso a paso
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Paso 1: Registra las fechas de cada cliente
Calendario fiscalCRM
Guarda en el CRM el tipo de contribuyente, la obligación y la fecha límite de cada cliente en campos personalizados. Verifica las fechas con las autoridades de tu país, porque cambian.
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Paso 2: Segmenta a tus clientes
Usa etiquetas por tipo de obligación, como mensual, trimestral o anual, para que cada grupo reciba los avisos que le corresponden.
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Paso 3: Envía el aviso previo
Un mensaje amable indica la fecha, qué documentos necesitas y un enlace para subirlos. Ofrece un plazo interno para entregarlos antes del límite oficial.
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Paso 4: Recuerda lo pendiente
Quien aún no subió sus documentos recibe un recordatorio con la lista exacta de lo que falta. Al completar el envío, el contacto sale de la secuencia.
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Paso 5: Confirma la recepción
El cliente recibe un acuse de recibo y el CRM cambia su estado a documentos completos. Tu equipo puede pasar a preparar la declaración.
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Paso 6: Avisa de la presentación
Una vez presentada la declaración, se envía al cliente el comprobante y, si corresponde, el monto y la fecha de pago. Este contenido no sustituye tu asesoría fiscal.
¿Cuántas horas de persecución de documentos ahorras?
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Estimación orientativa con tus datos. En el diagnóstico la ajustamos a tu caso real.
Cada cliente recibe en su fecha los avisos y la lista de lo que debe entregar, con un enlace para subir archivos. Tú ves quién ya cumplió y solo contactas a quienes siguen atrasados.
Cómo medirlo
- Porcentaje de clientes con documentos completos a tiempo
- Días promedio de entrega de documentos
- Declaraciones presentadas fuera de plazo
- Horas de seguimiento por mes
Preguntas frecuentes
¿El sistema calcula las fechas fiscales?
No. Las fechas y obligaciones las defines tú según cada cliente y país. El sistema se encarga de avisar en el momento correcto y de recoger los documentos.
¿Puedo pedir documentos distintos a cada cliente?
Sí. Con etiquetas o campos puedes asignar listas diferentes por tipo de cliente, y cada uno recibe solo lo que necesita.
¿Es seguro que suban sus documentos ahí?
Los archivos se guardan en tu cuenta con permisos por usuario. Evita recibir información sensible por mensajes y usa siempre el formulario.