Los prospectos entran a un grupo de WhatsApp o a un correo compartido y nadie sabe de quién es cada uno. Unos vendedores reciben demasiados, otros ninguno, y varios leads se quedan sin contestar porque todos suponen que lo atiende otro.
Lo que cuesta hoy: Si entran 120 leads al mes y el 20 % queda sin atender por desorden, son 24 prospectos perdidos. Con un cierre del 10 % y 500 USD por venta, son 1.200 USD al mes.
Cada lead con dueño
Cuando todos pueden atender un lead, nadie lo atiende. La asignación automática pone un nombre a cada prospecto desde el primer segundo y crea un plazo claro.
Es la base para medir a tu equipo: puedes comparar vendedores porque todos reciben leads parecidos y con las mismas reglas.
Lo que se conecta
- CRM con embudo y usuarios
- Notificaciones por WhatsApp, SMS y email
- Tareas y alertas
Paso a paso
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Paso 1: Define quién atiende y cómo se reparte
Lista a los vendedores activos y decide la regla: rotación equitativa, por zona, por servicio o por idioma. Puedes también ponderar para que alguien reciba más leads.
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Paso 2: Asigna cada lead al entrar
Anuncios y formulariosCRM
Cuando entra un prospecto, el CRM lo asigna al siguiente vendedor de la lista y lo registra como responsable de la oportunidad. Nadie tiene que repartir a mano.
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Paso 3: Avisa al vendedor con los datos del lead
El vendedor recibe una notificación por WhatsApp, SMS o email con el nombre, el interés y el enlace a la conversación en el CRM.
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Paso 4: Pon un plazo para el primer contacto
El flujo espera a que el vendedor responda al lead. Si en ese plazo no hay un mensaje, llamada ni nota, se considera que no lo atendió.
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Paso 5: Reasigna si no responde
Pasado el plazo, el CRM envía un recordatorio al vendedor y, si sigue sin actuar, reasigna el lead al siguiente y avisa al gerente. El primer vendedor queda registrado para revisar.
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Paso 6: Revisa la carga y el rendimiento
En el panel ves cuántos leads recibió cada vendedor, en cuánto respondió y cuántos cerró. Ajusta la regla de reparto con datos, no con sospechas.
Si ningún lead queda sin atender, ¿cuánto recuperas al año?
1 Pon los números de tu negocio
3 Tu resultado
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Estimación orientativa con tus datos. En el diagnóstico la ajustamos a tu caso real.
Cada lead se asigna solo a un vendedor, en turnos equitativos o según reglas. El vendedor recibe una notificación al instante y tiene un plazo para contestar. Si no lo hace, el lead pasa a otro y tú recibes el aviso.
Cómo medirlo
- Leads sin asignar o sin atender
- Tiempo hasta el primer contacto por vendedor
- Leads reasignados por falta de respuesta
- Cierre por vendedor
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un vendedor está de vacaciones o enfermo?
Lo marcas como no disponible y el reparto lo salta. También se pueden definir horarios de trabajo para que los leads de la noche vayan al primero que abre.
¿Puedo repartir según el tipo de cliente?
Sí. Las reglas pueden depender de campos como ciudad, servicio de interés o monto estimado, y cada grupo tiene su propia rotación.
¿Esto reemplaza al gerente de ventas?
No. Quita la tarea manual de repartir y perseguir, y le da datos para entrenar y evaluar al equipo.